VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY PRO POSKYTOVÁNÍ
PERSONÁLNÍCH A MZDOVÝCH SLUŽEB
SPOLEČNOSTÍ e-payroll s.r.o.

  • OBECNÁ USTANOVENÍ
    • Rozsah poskytovaných služeb
      • Tyto Všeobecné obchodní podmínky pro poskytování personálních a mzdových služeb společností e-payroll, s.r.o. jsou nedílnou součástí smluv o poskytování personálních a mzdových služeb uzavřených mezi společností e-payroll s.r.o., se sídlem Na Prádle 3389/8a, 70200 Ostrava (dále též společnost „e-payroll“) a jejími klienty (dále též „Klient“) a obsahují obecná ustanovení a podmínky, za kterých společnost e-payroll poskytuje služby v oblasti zpracování mezd a personálních služeb.
    • Vysvětlení pojmů
      • Pojmy použité v těchto Všeobecných obchodních podmínkách mají pokaždé následující význam:
        1. VOP – tyto Všeobecné obchodní podmínky;
        2. Klient – smluvní strana, která na základě smlouvy svěřuje e-payroll poskytování služeb vyjmenovaných ve smlouvě;
        3. Strany – e-payroll a Klient;
        4. smlouva – smlouva o poskytování personálních a mzdových služeb uzavřená mezi Klientem a společností e-payroll včetně jejích příloh;
        5. GDPR – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů;
        6. Zpracovatel – subjekt, který jménem správce zpracovává osobní údaje;
        7. Subjekt údajů – fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
        8. zákon o účetnictví – zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů včetně souvisejících prováděcích předpisů;
        9. zákon o DPH – zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů;
        10. DPH – daň z přidané hodnoty.
  • OBECNÁ PRÁVA A POVINNOSTI STRAN
    • Provedení služeb
      • Strany se zavazují spolupracovat za účelem řádného plnění smlouvy.
      • Společnost e-payroll je povinna plnit smlouvu s náležitou péčí v mezích vyplývajících z dokumentů, údajů, materiálů a informací, které jí zpřístupnil Klient a jejich pravdivosti, správnosti a kompletnosti.
      • Klient zpřístupní společnosti e-payroll veškeré dokumenty, údaje a materiály nezbytné k řádnému plnění smlouvy a poskytne jí potřebné informace podle skutečného stavu věcí, v dobré víře, a aniž by cokoliv tajil, v termínech stanovených ve VOP nebo smlouvě.
      • Klient se zavazuje nejpozději v den dodání dokumentů potřebných k řádnému plnění smlouvy ze strany e-payroll informovat společnost e-payroll o veškerých událostech, z nichž plynou následky hmotné nebo finanční povahy, o uzavření, změně nebo ukončení smluv, ve kterých je stranou a veškerých dalších právních nebo faktických změnách týkajících se Klienta, které mohou mít přímo nebo nepřímo význam pro řádné plnění smlouvy.
      • Strany shodně stanoví, že Klient bude společnosti e-payroll dodávat dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy podle následujících pravidel:
        1. Dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy budou dodávány průběžně, systematicky, v termínech stanovených odpovídajícím způsobem pro každou z poskytovaných služeb. V odůvodněných případech může společnost e-payroll přijmout dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy po uplynutí sjednaných termínů.
        2. Dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy budou dodávány v tištěné podobě, v originálech, poněvadž toto je vyžadováno obecně platnými právními předpisy, nebo xerokopiích, jejichž shodnost potvrdí Klient nebo zmocněná osoba, zatímco na ostatních nosičích včetně formy elektronického záznamu pouze v případech sjednaných mezi stranami ve smlouvě v závislosti na službě, které se týkají;
        3. Klient dodá dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy do sídla společnosti e-payroll osobně. Klient může dodat dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy prostřednictvím pošty nebo kurýra, anebo jiným způsobem, v takovém případě však nese riziko nedodržení sjednaných termínů jejich dodání;
        4. Datem dodání dokumentů potřebných k řádnému plnění smlouvy do sídla společnosti e-payroll je den doručení kompletních dokumentů potřebných k řádnému plnění smlouvy ze strany e-payroll.
        5. Společnost e-payroll uvědomí Klienta o veškerých zjištěných nedostatcích nebo pochybeních v dokumentech potřebných k řádnému plnění smlouvy co možná nejrychleji (s přihlédnutím k pracovní době společnosti e-payroll) po jejich obdržení, osobně, prostřednictvím elektronické pošty, faxem nebo telefonicky. Nenese však odpovědnost za škodu vzniklou Klientovi z tohoto titulu.
      • Strany shodně prohlašují, že místem plnění smlouvy je sídlo společnosti e-payroll.
      • Společnost e-payroll může pořizovat záznamy hovorů a informací obdržených od Klienta pomocí zvukových a obrazových nosičů, pracovního záznamu nebo protokolu. Měla by však Klienta informovat o každém případu, kdy je takový záznam pořízen. Společnost e-payroll zpřístupní Klientovi pořízené záznamy na každou žádost Klienta.
      • Majetková autorská práva na všechny posudky a vzory dokumentů vyhotovené pro Klienta při plnění smlouvy zůstávají na straně společnosti e-payroll, pakliže v konkrétní záležitosti strany písemně nesjednají něco jiného. V případě pochybností se má za to, že společnost e-payroll převedla na Klienta pouze vlastnictví výtisku posudku nebo vzoru dokumentu vyhotovených pro Klienta.
      • Klient je povinen informovat společnost e-payroll o daňové kontrole a kontrole prováděné orgány sociálního a zdravotního pojištění prováděné za období, ve kterém společnost e-payroll poskytovala Klientovi svoje služby. To platí také po ukončení smlouvy bez ohledu na příčinu jejího ukončení, a to do doby promlčení daňového závazku Klienta vzniklého v době plnění smlouvy.
  • PODROBNÁ PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
    • Zpracování mezd
      • Služby zpracování mezd a personální agendy jsou poskytovány v souladu se zákonem č.262/2006 Sb., zákoníkem práce, zákonem č.586/1992 Sb., o daních z příjmu, zákonem č.582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákonem č.589/1992 Sb., o pojistném na sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, zákonem č.592/1992 Sb., o pojistném na všeobecném zdravotním pojištění a případně dalšími předpisy dle platné legislativy ČR, upravujícími mzdovou a personální agendu.
      • Rozsah poskytovaných služeb zpracování mezd:
        1. výpočet mzdy zaměstnance a souvisejících odvodů (zálohy na daň z příjmů, sociální a zdravotní pojištění);
        2. vedení úplných mzdových listů a záznamů o zaměstnancích, příprava mzdových listů pro zaměstnance a zaměstnaneckých výplatních pásek na základě pracovních smluv, Klientem dodaných dokumentů a informací o okolnostech, které ovlivňují výši odměny pracovníků;
        3. příprava výplatních pásek;
        4. provádění měsíční mzdové závěrky a exportu výstupu potřebných k zaúčtování;
        5. informování Klienta, o výši jeho závazků vůči správě sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a finančnímu úřadu;
        6. stanovení a výpočet nároku na dovolenou pro pracovníky zaměstnané u Klienta;
        7. vyhotovování měsíčních přehledů pro místně příslušnou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny a jejich odesílání;
        8. činnosti a příprava dokumentů nezbytných k zahájení a ukončení pracovněprávního poměru, zejména přihlašování a odhlašování zaměstnanců na zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení, poskytování dokumentace spjaté s ukončením zaměstnaneckého poměru (tzn. potvrzení příjmu a daně zaplacené v příslušném kalendářním roce, zápočtový list, odhláška z evidence jednotlivých institucí) a zaslání této dokumentace příslušným institucím;
        9. roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob případně vystavení potvrzení o vyplacených příjmech a sražené dani připravené pro zaměstnance.
      • Povinností Klienta je dodat příslušné podklady pro zpracování mezd ve lhůtě do 5-ti dnů po skončení kalendářního měsíce, pokud nebude mezi stranami dohodnuto jinak.
    • Rozsah dalších poskytovaných mzdových a personálních služeb zahrnuje zejména:
      1. zajištění mimořádných služeb spojených se zavedením zaměstnanců do informačního systému;
      2. vyhotovování dokumentů vyplývajících z pracovněprávního poměru pracovníků zaměstnaných u Klienta a vyžadovaných Klientem, popř. Zákoníkem práce, zpracování a odesílání evidenčních listů důchodového pojištění;
      3. vyhotovení evidence pracovní doby na základě karet pracovní doby nebo prezenčních listin každého pracovníka dodaných Klientem;
      4. vyhotovení návrhů příslušných aktualizačních dokumentů v případě změny údajů, které vyžadují nahlášení aktualizací příslušnému finančnímu úřadu a sociální pojišťovně;
      5. provedení případných oprav v přehledech a hlášeních pojistného předávaných sociální pojišťovně, které plynou z příčin, jež leží na straně Klienta;
      6. zastupování a provádění běžných (standardních) právních úkonů jménem Klienta ve věcech kontrol na finančním úřadě z titulu daně ze závislé činnosti, na zdravotních pojišťovnách, správě sociálního zabezpečení, a to na základě plné moci Klienta;
      7. zpracování interních směrnic souvisejících s pracovněprávní oblastí, zpracování pracovního řádu, poradenství v oblasti mezd a personalistiky atp.
    • Společná ustanovení k poskytovaným službám
      • V případě dodání dokumentů třetí osobou je Klient povinen zabezpečit, aby taková osoba disponovala plnou mocí klienta k poskytování vysvětlení spojených s těmito dokumenty a k jejich podepisování. V opačném případě může společnost e-payroll odmítnout dokumenty či vysvětlení přijmout, a takové dokumenty budou považovány za nedoručené a vysvětlení za neposkytnuté.
      • Rozsah smlouvy nezahrnuje kontrolu dodaných dokumentů v oblasti jejich souladu s jinými zákony, než jsou zákony daňové, o sociálním pojištění, pracovněprávní zákony a předpisy týkající se účetnictví.
      • Pokud Klient nedodá příslušné podklady ve stanovených termínech, neodpovídá společnost e-payroll za správnost zpracovaných podání.
      • Společnost e-payroll je oprávněna spolupracovat s experty a subdodavateli z jakékoliv oblasti při plnění smlouvy uzavřené s Klientem.
  • ODPOVĚDNOST
    • Stanovení odpovědnosti stran
      • Společnost e-payroll prohlašuje, že má uzavřeno povinné pojištění odpovědnosti za škodu z titulu poskytovaných služeb až do výše 28.000.000,- Kč.
      • Strany stanoví, že odpovědnost společnosti e-payroll za škodu způsobenou Klientovi při plnění smlouvy zahrnuje pouze skutečnou škodu a je omezena na částku maximální záruky vyplývající z pojistné smlouvy uvedené v ustanovení odst.
      • výše platné v den vzniku škody ve vztahu k jedné události, která škodu způsobila, i celkově všem událostem, ke kterým došlo v období plnění dané pojistné smlouvy.
      • Strany shodně vylučují odpovědnost společnosti e-payroll vůči Klientovi v následujících případech:
        1. působení vyšší moci;
        2. škoda vzniklá v souvislosti s tím, že Klient uvedl nepravdivé nebo nekompletní údaje, informace nebo dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy nebo v souvislosti s tím, že je Klient zatajil;
        3. škoda vzniklá v souvislosti s tím, že Klient předal údaje, informace nebo dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy se zpožděním oproti sjednaným termínům;
        4. škoda vzniklá v souvislosti s tím, že společnosti e-payroll byla znemožněna účast nebo podání vysvětlení v souvislosti s daňovou kontrolou, v daňovém řízení, před orgány sociálního pojištění nebo jinými orgány příslušnými ve věcech spojených se službami poskytovanými na základě smlouvy, včetně podání odvolacích prostředků nebo stížností podle příslušných právních předpisů;
        5. porušení právních předpisů zjištěné příslušným daňovým nebo důchodovým a penzijním orgánem v důsledku nebo v souvislosti s úkony, jejichž provedení leží ze zákona na klientovi nebo následkem chybného vyhodnocení právní podstaty zaměstnání osob ze strany Klienta;
        6. porušení informačních povinností uvedených ve VOP ze strany Klienta, v ustanoveních příloh nebo ve smlouvě.
      • V mezích uvedených výše společnost e-payroll odpovídá za škody způsobené Klientovi osobami, které využívá při plnění smlouvy.
      • Společnost e-payroll nemůže být v žádném případě odpovědna za jakoukoliv ztrátu, škodu, náklady či výdaje vzniklé v jakékoliv souvislosti s nedbalostí, přehlédnutím, úmyslným nebo neúmyslným opomenutím, přestupkem či trestným činem nebo chybným postupem na straně Klienta, jeho vedení, zaměstnavatele, pracovníků nebo s ním spřízněných subjektů. Spřízněnými subjekty se rozumí jakákoliv společnost, družstvo, podnik, sdružení, nadace a jiná organizace, které se účastní přímo nebo nepřímo na vedení, kontrole nebo majetku Klienta, dále jakákoliv společnost, družstvo, podnik, sdružení, nadace a jiná podobná organizace, ve kterých se Klient účastní přímo nebo nepřímo na vedení, kontrole nebo majetku, jakož i fyzické osoby, které jsou s Klientem v přátelském či pracovním vztahu.
      • Ukončení této smlouvy nevylučuje ani neomezuje odpovědnost Klienta vymezenou v ustanoveních tohoto bodu 4.
  • CENA A DALŠÍ VÝDAJE
    • Ujednání o ceně
      • Cena za poskytování služeb bude účtována v souladu s dále vymezenými pravidly, pokud nebude písemně dohodnuto jinak.
      • V případě, že by kterákoliv služba poskytnutá společností e-payroll při plnění smlouvy překračovala rozsah služeb stanovený ve VOP, nebo by nevyplývala z odměny dohodnuté ve smlouvě, Strany stanoví výši odměny za takovou službu a podmínky jejího zaplacení zvlášť dohodou Stran.
      • Odměna za činnost je splatná za jednotlivá zúčtovací (zpravidla měsíční) období ve lhůtě 14 dnů od vystavení faktury – daňového dokladu společností e-payroll převodem na účet společnosti e-payroll vedený na faktuře, pokud nebude ve smlouvě mezi Stranami ujednáno jinak.
    • Další výdaje
      • e-payroll může Klientovi naúčtovat dodatečnou odměnu z následujících titulů:
        1. při dodání dokladů potřebných k řádnému plnění smlouvy se zpožděním oproti sjednanému termínu, přičemž tato služba bude považována za expresní a bude účtován příplatek ve výši 10 % z ceny služby;
        2. za opravu daňových vyúčtování a prohlášení nebo přehledů z příčin, za které zodpovídá Klient. Tyto práce budou fakturovány hodinovou sazbou ve výši 1.000,- Kč.
      • Pokud nebude písemně dohodnuto jinak, jako další součást ceny za poskytované služby budou účtovány účelně vynaložené náklady vzniklé společnosti e-payroll při poskytování služeb. Mezi tyto výdaje patří i cestovné osobním autem, jehož výše je sjednána na 10 Kč/km.
      • Strany shodně potvrzují, že společnost e-payroll není povinna hradit výdaje ve věci vedené jménem Klienta nebo při plnění smlouvy, pakliže Klient ani po řádné výzvě neuhradí ve lhůtě požadovanou částku, ani společnost e-payroll neodpovídá za škodu, kterou Klient utrpěl z tohoto titulu.
    • Fakturace
      • Společnost e-payroll má právo účtovat zálohové platby před poskytnutím služeb v souladu se smlouvou uzavřenou s Klientem. Tyto zálohy mohou být účtovány zejména v případě zakázky, která zahrnuje práci externích osob nebo partnerských či spolupracujících kanceláří nebo se jedná o zakázku většího rozsahu.
  • ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
    • Důvěrnost informací, konflikt zájmů
      • Pokud Klient poskytne společnosti e-payroll faxová čísla či adresy elektronické pošty, na která má e-payroll zasílat materiály, bude společnost e-payroll předpokládat, že tato spojení jsou dostatečná, bezpečná a důvěrná vzhledem k ochraně zájmů Klienta. Klient tímto souhlasí s tím, že společnost e-payroll je oprávněna poskytnout informace, které se týkají zájmů Klienta nebo poskytování služeb Klientovi svým partnerským nebo asociovaným kancelářím, pokud je to nezbytné či účelné pro řádné poskytování služeb.
      • Každá ze Stran je povinna zachovat v tajnosti vše, o čem se dozvěděla v průběhu plnění smlouvy, anebo v souvislosti či při příležitosti jejího plnění. Povinnost stanovená v první větě se týká také osob, které Strany používají při plnění smlouvy, a trvá po dobu plnění této smlouvy.
      • Strana je zbavena dodržování povinnosti uložené v ustanovení odst. 6.1.2 výše, pokud:
        1. údaje podléhají poskytnutí na žádost oprávněného orgánu v případech stanovených obecně platnými právními předpisy;
        2. Strana poskytne údaje s písemným souhlasem nebo na písemnou žádost druhé Strany.
      • Povinností e-payroll je zdržet se zastupování Klienta nebo konání v záležitosti v případě potenciálního nebo skutečného konfliktu zájmů Klienta a dalších subjektů, pro které poskytuje služby, jejichž obsah odpovídá službám, které jsou předmětem smlouvy.
    • Ochrana osobních údajů
      • e-payroll zpracovává osobní údaje Klienta, je-li fyzickou osobou,
        1. pro účely zpracování mezd a poskytnutí ostatního mzdového a personálního poradenství na základě plnění smlouvy, a to po dobu poskytování mzdových a personálních služeb;
        2. ve spisové evidenci pro účel ochrany právních nároků e-payroll na základě oprávněného zájmu e-payroll, který spočívá v obraně vlastních práv, a to po dobu poskytování mzdových a personálních služeb Klientovi a následně nejdéle po dobu 10 let od jeho ukončení;
        3. pro účel plnění právních povinností e-payroll, a to na základě povinností zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu stanovenou těmito předpisy, nejvýše po dobu 10 let od ukončení poskytování mzdových a personálních služeb;
        4. pro účel nabízení dalších služeb e-payroll na základě oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci vlastních služeb, a to po dobu poskytování mzdových a personálních služeb Klientovi a následně po dobu 1 roku.
      • e-payroll zpracovává identifikační a kontaktní údaje statutárních zástupců Klienta, je-li právnickou osobou a rovněž identifikační údaje nezbytné pro plnění zákonných povinností Klienta, jež se vztahují k třetím osobám, jejichž údaje jsou obsaženy v podkladech pro poskytování mzdových a personálních služeb poskytnutých Klientem (např. zaměstnanců Klienta nebo jejich rodinných příslušníků),
        1. pro účely zpracování mezd a poskytnutí ostatního mzdového a personálního poradenství na základě plnění smlouvy, a to po dobu poskytování mzdových a personálních služeb;
        2. ve spisové evidenci pro účel ochrany právních nároků e-payroll na základě oprávněného zájmu e-payroll, který spočívá v obraně vlastních práv, a to po dobu poskytování mzdových a personálních služeb Klientovi a následně nejdéle po dobu 10 let od jeho ukončení;
        3. pro účel plnění právních povinností e-payroll, na to na základě povinností zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu stanovenou těmito předpisy, a nejvýše po dobu 10 let od ukončení poskytování mzdových a personálních služeb;
        4. pro účel nabízení dalších služeb e-payroll na základě oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci vlastních služeb, a to dobu po dobu poskytování mzdových a personálních služeb Klientovi a následně po dobu 1 roku.
      • Osobní údaje zpracovávané e-payroll dle čl. 6.2.1 a 6.2.2 mohou být podle pokynů Klienta předány orgánům finanční a celní správy, České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, Českému statistickému úřadu a dalším subjektům určeným pokyny Klienta.
      • Osoby uvedené v čl. 6.2.1 a 6.2.2 mají právo si vyžádat přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména získat informace o jejich zpracování, případně kopii osobních údajů, jež se jich týkají; právo na opravu zpracovávaných osobních údajů, jež se jich týkají a jsou nepřesné či neaktuální; právo na námitku proti zpracování osobních údajů, jež se jich týkají, jde-li o zpracování založené na oprávněném zájmu či pro účely přímého marketingu; právo na výmaz osobních údajů, jež se jich týkají, zejména chybí-li právní základ pro jejich zpracování; právo na omezení zpracování osobních údajů, jež se jich týkají, zejména je-li žádána jejich oprava či vznesena námitka proti jejich zpracování; tato práva lze uplatnit u e-payroll prostřednictvím kontaktních údajů uvedených ve smlouvě.
      • Osoby uvedené v čl. 6.2.1 a 6.2.2 mají dále právo podat proti zpracování osobních údajů e-payroll stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů.
      • Klient má právo na získání svých údajů, které poskytl e-payroll a e-payroll je zpracovává elektronicky pro poskytování mzdových a personálních služeb, v běžném, strukturovaném a strojově čitelném formátu; toto právo lze uplatnit v souladu s čl. 6.2.3.
      • Pověří-li Klient e-payroll vedením mzdového účetnictví Klienta, pověřuje Klient E-payroll v souladu s čl. 28 odst. 3 GDPR dle rozsahu svých instrukcí a po dobu poskytování mzdových a personálních služeb zpracováním,
        1. identifikačních údajů, údajů o výkonu práce a dalších údajů nezbytných pro výpočet mzdy, stanovení výše daňové povinnosti a výše povinných odvodů, jež se vztahují k zaměstnancům Klienta a jejich rodinným příslušníkům, a to pro účely zpracování mezd a vedení mzdového účetnictví Klienta;
        2. zpracování bude probíhat po dobu poskytování mzdových a personálních služeb. Čl. 6.2.8 až 6.2.16 se uplatní pouze v případě, že Klient pověří e-payroll zpracováním osobních údajů v souladu s tímto čl. 6.2.7.
      • e-payroll je povinná zpracovávat osobní údaje pro Klienta v rozsahu nezbytném k poskytnutí mzdových a personálních služeb a pouze na základě pokynů Klienta udělených ve smlouvě a těchto obecných podmínkách. Bez pokynů Klienta není e-payroll zvláště oprávněna k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor nebo mezinárodní organizaci, pokud jí takové zpracování neukládají právní předpisy, které se na e-payroll vztahují; v takovém případě e-payroll Klienta informuje o takovém právním požadavku před zpracováním, ledaže by právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.
      • e-payroll přijala a udržuje přiměřená technická a organizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
      • V případě, že se e-payroll po dobu účinnosti této smlouvy dozví o porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných e-payroll na základě této smlouvy, je e-payroll povinná ohlásit Klientovi, že došlo k porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, kdy se o něm dozvěděl. Ohlášení e-payroll provede prostřednictvím kontaktních údajů Klienta uvedených ve smlouvě. Následně bez zbytečného odkladu od okamžiku, kdy se e-payroll dozvěděla o případu porušení zabezpečení osobních údajů, je e-payroll povinná Klientovi stejným způsobem ohlásit popis povahy daného případu porušení zabezpečení osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorii a přibližný počet dotčených osob, kategorii a přibližné množství dotčených záznamů osobních údajů a popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů.
      • e-payroll zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti.
      • Klient souhlasí se zapojením dalších Zpracovatelů do zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 6. e-payroll má povinnost informovat Klienta v přiměřeném předstihu o záměru zapojit do zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 6 dalšího Zpracovatele vč. konkrétní identifikace tohoto dalšího Zpracovatele a umožnit Klientovi vnést proti dalšímu Zpracovateli námitku.
      • Pokud e-payroll zapojí do zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 6 dalšího Zpracovatele, musí se tento další Zpracovatel smluvně zavázat k dodržování stejných povinností na ochranu osobních údajů, jako jsou dohodnuty mezi Klientem a e-payroll v tomto čl. 6, a to zejména zavedení vhodných technických a organizačních opatření.
      • e-payroll umožní Klientovi provést audit technických a organizačních opatření zavedených e-payroll k ochraně osobních údajů po oznámení zaslaném s předstihem nejméně deseti (10) pracovních dnů.
      • Smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti související s ochranou osobních údajů zpracovávaných dle tohoto čl. 6 a veškerou další potřebnou součinnost a podklady pro plnění svých povinností dle tohoto čl. 6, zejména při plnění povinností vyplývajících pro Klienta ze zabezpečení zpracování osobních údajů, při provádění auditů, při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem a při plnění žádostí o uplatnění práv Subjektů údajů. Součinnost e-payroll je zpoplatněna jako ostatní mzdové a personální služby dle čl. 3.2., a v souladu s bodem 5. e-payroll při zpracování osobních údajů zohledňuje povahu tohoto zpracování.
      • Po ukončení zpracování z pověření Klienta uchovává e-payroll poskytnuté osobní údaje Klienta jako jejich správce pro účely ochrany právních nároků na základě oprávněného zájmu v souladu s čl. 6.2.1. a 6.2.2.
    • Povinnost loajality
      • Každá ze Stran se zavazuje nezaměstnávat na žádném právním základě pracovníky druhé Strany nebo jiné osoby, které druhá Strana využívá na základě občanskoprávních smluv, a ani bývalé pracovníky druhé Strany nebo osoby, které druhá Strana používala při plnění smlouvy na základě občanskoprávních smluv, po dobu 1 roku počínaje dnem ukončení pracovněprávního poměru nebo občanskoprávní smlouvy.
      • Povinnost loajality podle předcházejícího odstavce je pro Strany závazná v době plnění smlouvy a po dobu 12 měsíců po jejím ukončení, nedohodnou-li se Strany písemně jinak.
    • Změna VOP
      • Společnost e-payroll může měnit VOP v průběhu plnění smlouvy. Změna VOP je účinná a pro Strany závazná počínaje prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, ve kterém společnost e-payroll doručila Klientovi změnu, a pakliže Klient nevypověděl smlouvu při zachování jednoměsíční výpovědní lhůty s účinkem na konci zúčtovacího období.
      • Ve výpovědní lhůtě smlouvy z důvodu uvedeného v ustanovení odst. 6.4.1 výše jsou Strany vázány VOP ve znění před poslední změnou VOP, která byla důvodem výpovědi dle čl. 6.4.1 VOP.
      • V případě rozporů mezi VOP a ustanoveními smlouvy mají prioritu ustanovení smlouvy.
    • Doba platnosti smlouvy a její ukončení
      • Strany uzavírají smlouvu na dobu neurčitou nebo na dobu určitou uvedenou ve smlouvě, v závislosti na vůli Stran.
      • Strany mohou smlouvu kdykoli ukončit cestou písemné dohody.
      • Smlouvu lze ukončit také výpovědí, přičemž výpovědní doba je uvedena ve smlouvě. Klient může smlouvu ukončit bez zachování smluvené výpovědní lhůty s účinkem na konci zúčtovacího období v případě, že na straně společnosti e-payroll chybí spolupráce při plnění smlouvy nebo v případě, že společnost e-payroll opakovaně podala vyúčtování, prohlášení nebo přehledy po uplynutí termínu vyplývajícího z obecně platných právních předpisů.
      • Společnost e-payroll může smlouvu ukončit bez zachování smluvené výpovědní lhůty s účinkem na konci zúčtovacího období v následujících případech.
        1. v případě, že na straně Klienta chybí spolupráce při plnění smlouvy;
        2. pakliže je Klient v prodlení s úhradou odměny za 2 zúčtovací období;
        3. v případě, že se Klient opakovaně zpožďuje s předáváním údajů, informací nebo dokumentů potřebných k řádnému plnění smlouvy;
        4. v případě, že Klient opakovaně předává nepravdivé nebo nekompletní údaje, informace nebo dokumenty potřebné k řádnému plnění smlouvy.
      • Prohlášení o vypovězení smlouvy nebo o jejím ukončení bez výpovědi se považuje za doručené druhé straně i přesto, že strana, která je adresátem prohlášení, nepotvrdí převzetí, v případě, že bylo zasláno doporučeným dopisem s doručenkou na adresu strany uvedenou ve smlouvě.
      • Společnost e-payroll vrátí Klientovi mzdovou a personální agendu spolu se zdrojovými doklady neprodleně po ukončení smlouvy na základě předávacího protokolu podepsaného Stranami v sídle společnosti e-payroll. Společnost e-payroll však může vyhotovit kopie vracených dokladů na své náklady. Pokud Klient nepřevezme doklady na výzvu společnosti e-payroll, společnost e-payroll uchová doklady ve svém sídle nebo je předá k uchování subjektu poskytujícímu služby archivace dat, podle svého výběru, na náklady a riziko Klienta.
      • Společnost e-payroll neodpovídá za ztrátu, zničení nebo poškození dokladů uvedených v odst. 6.5.6 výše po uplynutí smluveného termínu jejich převzetí Klientem.
      • Bez ohledu na ukončení smlouvy zůstávají v platnosti ta ustanovení VOP nebo smlouvy, která musí být splněna v důsledku ukončení smlouvy nebo po jejím ukončení, zejména také ustanovení čl. 4 výše.
    • Řešení sporů
      • V případě sporů jakékoli nároky činěné Klientem budou vedeny, vznášeny či podnikány pouze vůči společnosti e-payroll a nikoli vůči jejím zaměstnancům nebo osobám pracujícím pro společnost e-payroll na základě jiného než pracovněprávního vztahu.
    • Rozhodné právo a soudní pravomoc
      • Příslušná smlouva mezi společností e-payroll a Klientem včetně těchto všeobecných obchodních podmínek se řídí právem České republiky a je uzavřena v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Veškeré spory vzniklé ze smlouvy nebo v souvislosti s touto smlouvou budou podřízeny rozhodnutí příslušného českého soudu.